Factura Electrónica y Transformaciones Fiscales Digitales en España y Dinamarca

La Unión Europea está avanzando gradualmente hacia la adopción de la facturación electrónica obligatoria, pero los enfoques de implementación varían ampliamente entre los estados miembros. Algunos países han optado por modelos centralizados, que exigen que las empresas procesen las facturas a través de plataformas nacionales. Otros dependen de proveedores de servicios certificados para facilitar el intercambio de facturas, mientras que otros dejan la forma en que se transmiten las facturas sin ninguna regulación. Asimismo, el ritmo de implementación varía: algunos países implementan el mandato en una fase, mientras que otros adoptan un enfoque gradual, paso a paso.

Mis artículos anteriores exploraron diferentes estrategias para implementar la facturación electrónica obligatoria en Polonia, Bélgica, Francia y Alemania. Este artículo se centra en Dinamarca y España, dos países que han combinado la facturación electrónica con iniciativas más amplias de transformación digital. Estas iniciativas tienen como objetivo exigir la digitalización de los procesos contables y el uso de sistemas de facturación certificados, demostrando un enfoque integral para aumentar el cumplimiento, la eficiencia y la transparencia en las transacciones financieras.

Dinamarca

La Ley de Contabilidad de Dinamarca de 2022 introdujo nuevas medidas para promover la digitalización de la contabilidad financiera entre las empresas que operan en Dinamarca. La ley establece requisitos obligatorios de contabilidad digital que se aplican a una amplia gama de empresas, independientemente de su tamaño o estructura legal. Estos requisitos cubren dos categorías principales: empresas que están legalmente obligadas a llevar cuentas y otras organizaciones con unos ingresos netos anuales superiores a 300.000 coronas danesas durante dos años consecutivos.

La ley exige el uso de sistemas de contabilidad digitales de acuerdo con estándares específicos establecidos por la Autoridad Empresarial Danesa. Las empresas pueden elegir entre dos tipos de sistemas:

• Sistemas de contabilidad registrados: son sistemas de contabilidad digitales estandarizados y preaprobados registrados ante la Autoridad Comercial Danesa. Los proveedores de dichos sistemas deben garantizar el pleno cumplimiento de los requisitos de la Ley para ser incluidos en la lista oficial de sistemas aprobados.
• Sistemas hechos a medida: las empresas también pueden elegir sistemas digitales personalizados adaptados a sus necesidades operativas únicas. Aunque no es necesario registrar estos sistemas, aún así deben cumplir con las normas y requisitos de la Ley.

La transición a sistemas de contabilidad digitales compatibles se realiza por etapas, lo que le da a la empresa tiempo suficiente para adaptarse:

• 1 de julio de 2024: Las empresas que están obligadas a presentar informes anuales en virtud de la Ley de Información Financiera de Dinamarca y que utilizan sistemas registrados deben ser elegibles.
• 1 de enero de 2025: el cumplimiento se aplica a las empresas que utilizan sistemas no registrados.
• 2026: Las empresas de propiedad privada con unos ingresos netos anuales superiores a 300.000 coronas danesas durante dos años consecutivos deben ser elegibles.

Un aspecto importante de la ley es el requisito de que los sistemas de contabilidad digital admitan la facturación electrónica. Según la ley, las facturas electrónicas se definen como facturas o notas de crédito emitidas, enviadas y recibidas en un formato electrónico estructurado que permite su procesamiento automatizado. Aunque actualmente la ley no exige la emisión o recepción de facturas electrónicas para transacciones comerciales, esta disposición garantiza que las empresas estén equipadas con la infraestructura necesaria en caso de que la facturación electrónica sea obligatoria en el futuro. Además, la Ley faculta al Ministro de Empresas, en consulta con el Ministro de Impuestos, para introducir normas que exijan la introducción de la facturación electrónica.

España

España está implementando una importante modernización de sus sistemas tributario y de facturación a través de dos iniciativas regulatorias: Crear y crecer ley y regla VeriFactu. Si bien ambas medidas comparten los objetivos comunes de aumentar la transparencia fiscal y combatir el fraude fiscal, difieren significativamente en términos de sus objetivos y alcance. El Crear y crecer La ley exige la adopción de la facturación electrónica para transacciones de empresa a empresa (B2B). Este reglamento se centra en estandarizar los formatos de factura y crear canales dedicados para el intercambio de facturas electrónicas entre empresas. Por el contrario, la legislación de VeriFactu se centra en garantizar el almacenamiento seguro y el seguimiento de la información de facturación dentro de los sistemas de software. Su objetivo principal es crear un marco sólido para la integridad y confiabilidad de los registros de facturas.

Factura electrónica obligatoria

La iniciativa española de facturación electrónica obligatoria está justificada Crear y crecer La ley tiene como objetivo exigir a todas las empresas y propietarios únicos que emitan y reciban facturas en formato electrónico. El mandato sólo se aplicará a las transacciones B2B entre empresas establecidas en España, excluyendo de su ámbito las transacciones de empresa a consumidor (B2C) y las facturas simplificadas. El intercambio de facturas electrónicas se facilitará a través de plataformas privadas, plataformas públicas o una combinación de ambas. Las plataformas privadas deben cumplir estrictos estándares de interoperabilidad y garantizar una transferencia fluida de facturas a la plataforma de facturación pública.

La introducción de la factura electrónica obligatoria en España, prevista inicialmente para 2025, se ha retrasado repetidamente debido a la complejidad del marco técnico necesario para soportar el sistema. El proyecto de decreto que describe el marco técnico estuvo abierto a consulta pública hasta el 10 de julio de 2023, pero aún no ha sido adoptado oficialmente. Una vez finalizadas, las reglas incluirán un cronograma de implementación gradual basado en el tamaño de la empresa:

• Grandes empresas: Las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros deberán cumplir los requisitos dentro de los 12 meses siguientes a la publicación de la normativa técnica.
• Pequeñas y medianas empresas y entidades por cuenta propia: Estas entidades tendrán 24 meses desde la publicación de las normas definitivas para cumplir.

Esta implementación gradual está diseñada para brindar a las empresas de todos los tamaños el tiempo adecuado para adaptarse a los nuevos requisitos sin interrupciones significativas en sus operaciones. Si bien aún no se ha confirmado la fecha exacta de implementación, 2027 parece ser un cronograma probable, dependiendo de la aprobación final de las regulaciones de implementación.

Sistemas informáticos certificados

El reglamento VeriFactu exigirá el uso de sistemas contables certificados para garantizar la autenticidad, integridad y trazabilidad de las facturas. Esto se aplicará a todas las empresas y profesionales que emitan facturas dentro de España, excepto dos categorías: Suministro inmediato de información (SII) y entidades extranjeras con número de IVA español pero sin establecimiento permanente en España.

Aunque inicialmente se planeó implementar el reglamento el 1 de julio de 2025, se revisó el cronograma. Los nuevos plazos propuestos son:

• 1 de enero de 2026: Para contribuyentes corporativos.
• 1 de julio de 2026: Para autónomos.

El 28 de octubre de 2024, el Ministerio de Hacienda de España publicó una orden ministerial en la que se definen los requisitos técnicos de estos sistemas de facturación. El software de facturación certificado debe cumplir criterios estrictos para garantizar la integridad de los datos y potencialmente admitir informes en tiempo real. Una vez que se crea un registro de factura, debe ser inmutable; cualquier cambio crea un registro de auditoría para documentar los cambios. Aunque la facturación en tiempo real aún no es obligatoria, los sistemas deberían adaptarse a esta característica para una transición fluida si fuera necesario en el futuro. Este requisito está en línea con los esfuerzos más amplios de España para introducir un mandato de facturación electrónica B2B, que aún está en desarrollo.

Otra característica fundamental de VeriFactu es la inclusión obligatoria de un código QR en todas las facturas, incluidos los formatos estándar y simplificado. Si la factura se reporta a la Agencia Tributaria española (AEAT) en tiempo real, también deberá contener la declaración: “Factura comprobable en la sede electrónica de la AEAT” o simplemente “VeriFactu”. Esto permite a los clientes verificar la autenticidad de la factura directamente con la autoridad fiscal escaneando el código QR.

Las empresas pueden elegir entre dos opciones de sistemas informáticos certificados:

• Sistemas de Facturación Auditados (Sistemas VERI*FACTU): Esta opción implica el envío automático de información de facturación a las autoridades tributarias. Es técnicamente más sencillo ya que no se necesitan funciones avanzadas como firmas digitales o registro de eventos. Las facturas enviadas bajo esta opción se verifican directamente a través del portal de la autoridad tributaria, lo que aumenta la transparencia y garantiza el cumplimiento.
• Otros sistemas (sistemas que no son DATOS*FACTU): las empresas que opten por no recibir informes en tiempo real deben seguir requisitos técnicos más estrictos. Estos incluyen el uso de firmas digitales para garantizar la autenticidad de las facturas y el registro de eventos para documentar todos los cambios en las facturas, creando un registro de auditoría claro. Si bien esta opción atrae a las empresas que desean tener más control sobre sus datos, puede exponerlas a un mayor riesgo de auditorías fiscales porque las autoridades tributarias no tienen visibilidad inmediata de sus transacciones.

mantente adelante

El camino hacia la facturación electrónica obligatoria en Europa ilustra la tendencia más amplia de transformación digital en el cumplimiento fiscal y financiero. España y Dinamarca sirven como ejemplos convincentes al integrar las facturas electrónicas como parte de iniciativas integrales de transformación fiscal. Estos esfuerzos resaltan los diferentes enfoques que adoptan los países para lograr objetivos comunes de transparencia, eficiencia y prevención del fraude. Incluso en países donde la facturación electrónica aún no es obligatoria, las empresas se enfrentan cada vez más a la obligación de equipar sus sistemas de facturación con capacidades de facturación electrónica. Esta preparación les permitirá adelantarse a los avances regulatorios y adaptarse sin problemas si se implementan los mandatos de facturación electrónica.

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